Bütçe ve Planlama Hataları
1. Bütçeyi kalemlere bölmeden harcamaya başlamak. Toplam bir rakamla yola çıkıp ilk gelen teklife evet demek, bütçenin sonunda bir kalemin karşılıksız kalmasına yol açar. Önce toplam bütçeyi belirleyin, sonra kalemlere bölün ve her kaleme bir üst sınır koyun. Mekân genellikle en büyük payı alır; bu payı belirlemeden mekân gezmek pazarlık gücünüzü azaltır.
2. Gizli maliyetleri hesaba katmamak. Servis bedeli, içecek, tedarikçi yemekleri, mesai aşımı, dışarıdan tedarikçi bedeli ve bahşişler teklifte görünmeyen ama faturada çıkan kalemlerdir. Her teklifin altına bir "ek maliyet" satırı ekleyin.
3. Kararları yanlış sırada almak. Mekânı seçmeden davetiye bastırmak, davetli sayısını netleştirmeden menü pazarlığı yapmak ya da tarihi kilitlemeden tedarikçi ayarlamak, her seferinde geri adım atmanıza yol açar. Doğru sıra; bütçe, davetli sayısı ve tarih, ardından mekân, ardından tedarikçilerdir. Bu sırayı ay ay düğün hazırlık listesi yazısında verdik.
Bütçeyi baştan kalemlere bölüp teklifleri tek tabloda takip etmek için bütçe planlayıcıyı kullanabilirsiniz.
Mekân Seçimi Hataları
4. Mekânı son ana bırakmak. Mekân en erken dolan kalemdir; özellikle yoğun sezonun cumartesileri aylar öncesinden rezerve edilir. Geç kalan çift, tarihini mekâna göre değiştirmek ya da istemediği bir mekânla yetinmek zorunda kalır.
5. Boş salonu görüp karar vermek. Boş bir salon her zaman olduğundan büyük ve ferah görünür. Masalar, sahne ve dans alanı kurulduğunda alan belirgin şekilde daralır. Mümkünse salonu kurulu hâlde, tercihen başka bir düğün öncesinde görün.
6. Düğün saatinde gezmemek. Öğlen görülen bir bahçe akşam ışığında bambaşka görünür; ısı, rüzgâr ve aydınlatma ancak o saatte anlaşılır. Mekânı düğününüzün saatinde gezin.
7. Hava planı yapmamak. Açık alanda düğün planlayan çiftlerin en büyük hatası, yağmur durumunda devreye girecek kapalı alanın kapasitesini sormamaktır. Kapalı alternatif davetli sayınızı karşılamıyorsa gerçek bir yedek planınız yoktur.
Mekân seçeneklerini, kapasitelerini ve ücretsiz teklif için düğün salonları sayfasını kullanabilirsiniz.
Davetli ve Sayı Hataları
8. Davetli sayısını tahminle vermek. Mekâna verilen kişi sayısı, düğünün en pahalı rakamıdır. Davet ettiğiniz kişi sayısını değil, gelmesini beklediğiniz kişi sayısını esas alın ve bunu katılım yanıtlarıyla doğrulayın. Fazla verilen sayı boşa ödenen porsiyon, eksik verilen sayı ise düğün günü masasız kalan davetli demektir.
9. Çocukları ve tedarikçi ekiplerini saymamak. Çocuklar masada yer kaplar; fotoğraf, video ve müzik ekipleri de hem yer hem yemek gerektirir. Bu kişileri baştan hesaba katmayan çift, düğün günü kapasite sorunu yaşar.
Davetli sayısı düğünün diğer bütün rakamlarını belirler. Bu sayıyı erken ve dikkatle netleştirmek, hem bütçeyi hem mekân seçimini doğru temele oturtur.
Sözleşme ve Tedarikçi Hataları
10. Sözlü anlaşmaya güvenmek. "Gelin odasını ücretsiz veririz", "bitiş saatinde esneriz", "içecek dâhil" gibi sözlü verilen sözler, düğün günü hatırlanmayabilir. Mekânla ve her tedarikçiyle yapılan anlaşmanın her maddesi yazılı olmalıdır. Düğün salonu sözleşmesinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini düğün salonu sözleşmesi yazısında ayrıntılı anlattık.
11. Tedarikçileri son hafta teyit etmemek. Aylar önce anlaşılan bir tedarikçi, tarih, saat ya da adres konusunda farklı bir bilgiye sahip olabilir. Son hafta her tedarikçiyi telefonla arayıp saat, adres ve teslim edilecek şeyi teyit edin. Bu arama, düğün günü yaşanabilecek sürprizlerin çoğunu önler.
Düğün Günü Hatası
12. Düğün günü koordinasyonunu üstlenmek. En sık yapılan ve en pahalıya mal olan hata budur. Kendi düğününde tedarikçilerle telefonda konuşan, gecikmeleri takip eden ve sorunları çözmeye çalışan çift, günü yaşayamaz.
Çözüm basittir: bir yakınınızı ya da organizasyon ekibinizi düğün günü sorumlusu olarak belirleyin. Tedarikçilerin sizi değil onu aramasını sağlayın. Bu kişiye akış programını, tüm tedarikçilerin iletişim bilgilerini ve ödeme durumlarını önceden verin.
Düğün günü mutlaka bir şeyler planlandığı gibi gitmeyecektir; bu kaçınılmazdır. Önemli olan, o anlarda karar verecek birinin sizin dışınızda olmasıdır. Küçük aksaklıklar davetlinin fark etmeyeceği şeylerdir; siz de fark etmemeyi seçebilirsiniz.
Hataları Önlemenin Tek Yolu: Yazılı Plan
Bu on iki hatanın neredeyse hepsinin ortak noktası, kararların ve anlaşmaların kafada ya da sözlü olarak tutulmasıdır. Yazılı bir plan, hataların büyük kısmını kendiliğinden önler.
Yazılı plan şu dört şeyi içermeli:
- Kalemlere bölünmüş bir bütçe ve her kalemin gerçekleşen tutarı.
- Tüm tedarikçilerin listesi, iletişim bilgileri, ödeme durumları ve teslim tarihleri.
- Ay ay yapılacaklar listesi.
- Düğün günü saat saat akış programı.
Bu dört belge, düğün hazırlığını bir karmaşadan yönetilebilir bir projeye dönüştürür. Hangi işin ne zaman yapılacağını bilen, hangi paranın nereye gittiğini gören ve düğün gününü önceden kâğıt üzerinde yaşamış bir çift, hataların çoğundan korunmuş olur.
Düğün stresiyle başa çıkma konusunda da faydalı bulacağınız öneriler için düğün stresi ile başa çıkma yazısına bakabilirsiniz.
