12-10 Ay Kala: Çerçeveyi Kur
Düğün hazırlıklarının ilk üç ayı tek bir işe ayrılır: çerçeveyi kurmak. Bu aşamada hiçbir şey satın alınmaz, hiçbir tedarikçiyle anlaşılmaz.
Çerçeve üç rakamdan oluşur ve üçü birbirine bağlıdır: toplam bütçe, davetli sayısı ve tarih. Davetli sayısını değiştirdiğinizde bütçe değişir; tarihi değiştirdiğinizde mekân fiyatı değişir. Bu yüzden üçünü aynı anda, birbirine bakarak belirlemek gerekir.
Bu dönemde yapılacaklar:
- İki ailenin katkısını netleştirin; kimin neyi üstlendiği baştan konuşulsun.
- Toplam bütçeyi bir üst sınır olarak yazın, kalemlere sonra bölersiniz.
- Davetli listesinin kaba taslağını çıkarın; kesin sayı değil, aralık yeterli.
- Tarih için birkaç alternatif belirleyin, tek tarihe kilitlenmeyin.
- Düğün türüne karar verin: kapalı salon mu, kır düğünü mü, otel mi?
Bütçeyi baştan tek yerde tutmak, ilerleyen aylarda her teklifi aynı tabloya işlemenizi sağlar. Bütçe planlayıcıda üst sınırı belirleyip kalemleri doldurdukça nerede esneyebileceğinizi görürsünüz.
10-8 Ay Kala: Mekânı Kilitle
Düğün hazırlık listesindeki en kritik adım budur, çünkü mekân hem en büyük bütçe kalemidir hem de diğer bütün kararları belirler. Konsept mekândan doğar, menü mekânın mutfağına bağlıdır, davetli sayısının üst sınırını mekânın kapasitesi çizer.
Mekân arayışını üç aşamada yürütün. Önce uzun bir liste çıkarın ve fotoğraf üzerinden eleyin. Sonra kalan mekânlardan teklif isteyin ve tekliflerin kapsamını eşitleyin. En son üç-dört mekânı yerinde gezin.
Yerinde gezerken düğününüzün saatinde gitmeye çalışın; öğlen görülen bir bahçe akşam ışığında bambaşka görünür. Aynı gün birden fazla mekân gezin ki karşılaştırma taze kalsın.
Bu dönemde ayrıca:
- Nikah tarihi ve saati için belediyeye başvurun.
- Düğün organizasyon firmasıyla çalışacaksanız şimdi seçin.
- Gelinlik için araştırmaya başlayın; ısmarlama modellerde üretim süresi uzundur.
- Fotoğrafçı ve video ekibini şimdiden konuşmaya başlayın, iyi isimler erken dolar.
Mekân seçenekleri, kapasiteleri ve ücretsiz teklif için düğün salonları sayfasını kullanabilirsiniz; filtreleyip birden fazla mekândan aynı anda teklif isteyebilirsiniz.
8-6 Ay Kala: Tedarikçi Ekibini Kur
Mekân kilitlendiğine göre artık geri kalan ekibi kurabilirsiniz. Sıra önemlidir: önce tarihi dolan, yeri doldurulamayan isimler.
Öncelik sırası genellikle şudur: fotoğrafçı ve video ekibi, müzik (orkestra ya da DJ), gelinlik, kuaför ve makyaj, çiçek ve süsleme, pasta, davetiye, gelin arabası.
Her anlaşmada şu üçünü yazılı isteyin: tam olarak ne teslim edilecek, ne zaman teslim edilecek, iptal hâlinde ne olacak. Sözlü mutabakatla ilerlenen işlerde tartışma hep aynı noktadan çıkar.
Bu dönemde ayrıca:
- Gelinlik provalarının takvimini kurun; en az üç prova hesaplayın.
- Damatlık için ölçü alın, hazır alacaksanız bile tadilat süresi bırakın.
- Davetiye tasarımına karar verin, metni yazmaya başlayın.
- Balayı için tarih ve rota araştırmasına girişin, erken rezervasyon avantajlıdır.
- Kına gecesi yapılacaksa mekânını ve tarihini belirleyin.
Bu düğün hazırlık listesindeki görevleri ay ay takip etmek ve tamamladıklarınızı işaretlemek için düğün yapılacaklar listesi aracını kullanabilirsiniz.
6-3 Ay Kala: Davetiye ve Detaylar
Bu dönem, kararların somutlaştığı aşamadır. Artık büyük seçimler bitti; sıra ayrıntılarda.
Davetli listesini kesinleştirin. Kaba taslakla başladığınız liste bu aşamada isim isim netleşmeli, çünkü davetiye sayısı ve menü sayısı buradan çıkar. Listeyi iki katmanlı tutun: kesin gelecekler ve ihtimalli olanlar.
Yapılacaklar:
- Davetiyeleri bastırın ya da dijital davetiyeyi hazırlayın.
- Menüyü kesinleştirin, mümkünse tadım yapın.
- Kuaför ve makyaj provası yapın; düğün günü deneme yapılmaz.
- İlk dans üzerine çalışmaya başlayın.
- Nikah için gerekli evrakların takvimini kurun; belgelerin geçerlilik süresi sınırlıdır.
- Konaklama gerekecek davetliler için otel seçeneklerini araştırın.
- Gelinlik provalarına devam edin.
Davetiyeyi basmadan önce metni iki kişiye okutun. Tarih, saat, mekân adı ve adres hatası en sık yapılan ve en pahalıya mal olan hatadır. Dijital davetiye tercih ediyorsanız online davetiye oluşturma aracıyla tasarımı hazırlayıp bağlantıyı paylaşabilirsiniz.
3-1 Ay Kala: Sayıları Kesinleştir
Son üç ay, tahminlerin gerçeğe dönüştüğü dönemdir. Buradaki işlerin tamamı sayı üzerinedir.
Davetiyeleri gönderin ve yanıtları toplamaya başlayın. Yanıt toplama işini son haftaya bırakmayın; mekâna vereceğiniz kesin kişi sayısı buna bağlı ve çoğu mekân bu sayıyı düğünden belli bir süre önce ister.
Yapılacaklar:
- Davetiyeleri gönderin, yanıtları takip edin.
- Kesin kişi sayısını mekâna bildirin.
- Oturma planını çıkarın.
- Düğün günü akış programını saat saat yazın ve tüm ekiplere gönderin.
- Tedarikçi ödemelerinin kalan kısmını planlayın.
- Gelinlik son provasını yapın.
- Nikah evraklarını tamamlayın.
- Balayı rezervasyonlarını ve varsa vize işlemlerini bitirin.
Oturma planı bu aşamanın en çok ertelenen ve en çok zaman alan işidir; nasıl yapılacağını oturma planı nasıl yapılır yazısında adım adım anlattık.
Son Hafta ve Düğün Günü
Son haftada yeni bir iş başlatılmaz; yalnızca teyit edilir. Bu haftanın amacı sürprizleri sıfırlamaktır.
Her tedarikçiyi tek tek arayın ve üç şeyi teyit edin: saat, adres, teslim edilecek şey. Bu aramayı e-posta ya da mesajla değil telefonla yapın; yazılı iletişimde gözden kaçan ayrıntılar konuşurken ortaya çıkar.
Son hafta kontrol listesi:
- Tüm tedarikçilerle saat ve adres teyidi.
- Kesin kişi sayısının mekânla son kontrolü.
- Oturma planının mekâna teslimi.
- Akış programının fotoğrafçı, müzik ekibi ve mekâna gönderilmesi.
- Ödemelerin ve kalan bakiyelerin hazırlanması.
- Gelinlik, damatlık ve aksesuarların teslim alınması.
- Nikah evraklarının tek bir dosyada toplanması.
- Düğün günü kimin neyi taşıyacağının belirlenmesi.
- Hava durumuna göre açık alan planının gözden geçirilmesi.
Düğün günü için tek bir kural var: koordinasyonu siz yapmayın. Bir yakınınızı ya da organizasyon ekibinizi sorumlu belirleyin ve tedarikçilerin sizi değil onu aramasını sağlayın. Kendi düğününde telefonla uğraşan çift, günü yaşayamaz.
