Düğün Davetli Listesi Nasıl Hazırlanır?

Davetli listesiyle ilgili tartışmalara girmeden önce şu gerçeği masaya koymak işi kolaylaştırır: düğün bütçesinin yarısına yakını kişi başı hesaplanır.

Kişi başı değişen kalemler: ikram, servis, içecek, sandalye ve masa düzeni, nikah şekeri, davetiye, bazı durumlarda ulaşım. Bu kalemler listedeki her isim için ayrı ayrı ödenir.

Bunun pratik sonucu şu: davetli sayısını yüzde 30 azaltmak, toplam bütçeyi yaklaşık yüzde 20 azaltır. Başka hiçbir tasarruf yöntemi bu etkiyi yaratmaz. Menüden kısmak, dekorasyondan kısmak ya da pazarlık yapmak, listeyi kısaltmanın yanında küçük kalır.

Bu hesabı ailelerle konuşmadan önce somut hale getirin. Bütçe planlayıcısında iki senaryoyu yan yana kurun: mevcut liste ve kısaltılmış liste. Aradaki farkı rakam olarak görmek, "neden bu kadar kişi davet edemiyoruz" sorusunu kendiliğinden cevaplar.

Maliyetin nasıl oluştuğunu ayrıntılı görmek için düğün maliyeti rehberimize bakabilirsiniz.

Listeyi isim isim tartışmak, hem uzun sürer hem gerginlik yaratır. Onun yerine kural koyun ve kuralı herkese uygulayın.

İşe yarayan kural örnekleri:

• Son iki yıl içinde görüşmediğimiz kimse listede olmaz.
• Her aile eşit sayıda kişi davet eder.
• İş çevresinden yalnız doğrudan birlikte çalıştıklarımız.
• Çocuklar davetli değil (ya da yalnız birinci derece akrabaların çocukları).
• Bekâr misafirler için artı bir hakkı yalnız ciddi ilişkisi olanlara.
• Bizim tanımadığımız kimse davet edilmez.

Kuralı baştan koymak, sonradan gelen taleplere de hazır bir cevap verir: "Kuralımız şu, herkese aynı şekilde uyguluyoruz." Bu cümle, kişisel bir reddetme gibi algılanmaz.

Listeyi üç katmana ayırmak da işe yarar: mutlaka gelmeli (A), gelmesini isteriz (B), yer kalırsa (C). Önce A listesini kesinleştirin, kapasiteye göre B ve C'den ekleme yapın. Katılım yanıtları geldikçe iptal edenlerin yerine C listesinden davet gönderebilirsiniz.

Türkiye'de davetli listesi genellikle üç taraflı bir iştir: çift, gelin ailesi, damat ailesi. Bu üç listeyi birleştirmek, sanıldığından çok daha fazla zaman alır.

Sağlıklı yürüyen yöntem şu adımlardan oluşur:

Önce toplam kapasiteyi belirleyin ve bunu üç tarafa bölün. Bölüşüm eşit olmak zorunda değil ama baştan konuşulmalı. Sonra her taraf kendi listesini kendi kotası içinde hazırlasın; kotayı aşan taraf, kimi çıkaracağına kendisi karar versin.

Listeleri tek bir yerde birleştirin ve tekrarları temizleyin. Ortak tanıdıklar iki listede birden yer alır ve bu, sayının şişmesinin en yaygın sebebidir.

Her isim için tam ad, telefon ve "kimin listesi" bilgisini tutun. Katılım takibi başladığında kimin kimi arayacağı bu sütuna göre belli olur.

Listeyi kesinleştirdikten sonra davetiyeleri gönderin. Online davetiye aracıyla her taraf kendi listesine davet gönderebilir, yanıtlar yine tek havuzda toplanır — böylece yük dağılır ama kontrol tek yerde kalır.

Davetiye gönderildikten sonra iş bitmez; asıl iş katılım takibidir. Mekâna bildireceğiniz kesin sayı buna bağlıdır ve genellikle düğünden 7-10 gün önce istenir.

Takipte dikkat edilecekler:

• Yanıt vermeyenlere düğünden 2-3 hafta önce hatırlatma gönderin.
• "Belki" diyenleri listeye dahil etmeyin; kesin sayıya yalnız kesin yanıtlar girer.
• Kaç kişiyle geleceklerini sorun. "Geliyorum" cevabı bir kişi anlamına gelmez.
• Çocuk sayısını ayrı tutun; mekân genellikle çocuklar için farklı fiyat uygular.
• Özel beslenme ihtiyaçlarını (vejetaryen, alerji) aynı formda toplayın.

Deneyimli bir öngörü: davet edilenlerin genellikle bir kısmı gelmez. Ancak bu oranı tahminle yönetmek yerine gerçek yanıtlarla çalışmak her zaman daha güvenlidir; mekâna verilen fazla sayı doğrudan boş sandalyelerin parasını ödemek demektir.

Kesin liste çıktığında sıra oturma planına gelir. Oturma planı aracıyla masaları kurabilir, ayrıntılar için oturma planı rehberimize bakabilirsiniz.