Düğün Davetiyesi Ne Zaman Gönderilir?

Standart bir düğün için davetiye, düğünden 6-8 hafta önce elde olmalıdır. Bu aralık iki ihtiyacı birden karşılar: misafirin programını ayarlamasına yeter, ama unutacak kadar erken değildir.

Daha erken göndermenin riski, davetiyenin unutulmasıdır. Üç ay öncesinden gelen bir davet, ajandaya yazılmadığı sürece hafızadan silinir ve katılım yanıtı gecikir.

Daha geç göndermenin riski ise programın dolmasıdır. Özellikle sezon içi hafta sonlarında insanların takvimi başka düğünler ve planlarla dolar; üç hafta kala gelen bir davet, ret cevabı alma olasılığı yüksek bir davettir.

Katılım yanıtı için son tarihi davetiyede belirtin ve bu tarihi düğünden 3-4 hafta öncesine koyun. Böylece mekâna kesin sayıyı bildirmeniz gereken tarihe kadar (genellikle düğünden 7-10 gün önce) hem yanıtları toplar hem hatırlatma yapacak zamanınız olur.

Zamanlamanın tüm hazırlık takvimindeki yerini görmek için düğün organizasyonu rehberimize bakabilirsiniz.

Bazı durumlarda 6-8 hafta yetmez ve süreyi uzatmak gerekir:

• Şehir dışından gelecek misafirler: 10-12 hafta. Ulaşım ve konaklama ayarlaması zaman ister.
• Yurt dışından gelecek misafirler: 3-4 ay. Uçak bileti ve izin planlaması gerekir.
• Tatil dönemine denk gelen düğünler: 3 ay. Bayram ve yaz tatili dönemlerinde herkesin planı erken şekillenir.
• Destinasyon düğünleri: 4-6 ay. Misafir ciddi bir seyahat planı yapacaktır.
• Sezon içi cumartesi düğünleri: 10 hafta. Aynı dönemde başka düğünlere davetli olma ihtimali yüksektir.

Bu durumlarda "save the date" (tarihi ayırın) duyurusu devreye girer. Save the date, davetiyenin kendisi değildir; yalnız tarihi ve şehri bildiren kısa bir ön bilgilendirmedir. Düğünden 4-6 ay önce gönderilir, davetiye ise normal takvimde ayrıca gider.

Save the date için dijital kanal ideal: bir bağlantı ya da kısa bir görsel yeterlidir, basılı gönderime gerek yoktur. Online davetiye aracıyla önce tarih duyurusu, sonra tam davetiye olarak iki aşamalı ilerleyebilirsiniz.

İki kanalın hazırlık süreleri farklıdır ve bunu takvime yansıtmak gerekir.

Basılı davetiyede zincir şöyle işler: tasarım seçimi ve metin onayı (2-3 hafta), baskı (1-2 hafta), dağıtım (1-2 hafta). Yani davetiyenin misafire ulaşmasını istediğiniz tarihten yaklaşık 6 hafta önce süreci başlatmanız gerekir. Baskı öncesi prova mutlaka istenmeli ve en az iki kişi tarafından kontrol edilmelidir; basıldıktan sonra düzeltme imkânı yoktur.

Dijital davetiyede hazırlık süresi neredeyse sıfırdır; tasarım ve bilgi girişi bir oturuşta tamamlanır, gönderim anındadır. Bu esneklik, dijital kanalın en büyük pratik avantajıdır ve geç kalınan durumlarda kurtarıcı olur.

İkisini birlikte kullanıyorsanız takvimi basılı davetiyeye göre kurun ve dijital gönderimi aynı haftaya denk getirin. Farklı zamanlarda giden davetler, "bana neden geç haber verdiniz" şikâyetine yol açar.

Dijital davetiyenin kurulumunu ve katılım takibini dijital davetiye rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Davetiye gönderimi tek seferlik bir iş değildir; üç aşamalı bir iletişim planı en iyi sonucu verir.

Birinci aşama, davetiyenin kendisi: düğünden 6-8 hafta önce. İkinci aşama, hatırlatma: katılım yanıtı vermeyenlere düğünden 2-3 hafta önce nazik bir mesaj. Üçüncü aşama, düğün haftası bilgilendirmesi: gelecek olanlara saat, adres, otopark ve varsa hava durumu notu.

Üçüncü aşama sık atlanır ama düğün günü gelen soru trafiğini neredeyse sıfırlar. Özellikle mekân şehir dışındaysa ya da ulaşımı karışıksa bu mesaj çok işe yarar.

Hatırlatma yaparken ton önemlidir. "Yanıt vermediniz" yerine "Hazırlıkları tamamlıyoruz, katılım durumunuzu öğrenebilir miyiz" gibi bir ifade hem nazik hem etkilidir.

Tüm bu takvimi düğün hazırlık planınıza işleyin. Düğün planlama aracıyla davetiye tasarımı, baskı, dağıtım, hatırlatma ve kesin sayı bildirimi adımlarını tarihli görevler olarak takip edebilirsiniz.